Datenschutz
1. Datenschutzerklärung
Die HKS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Aachener Straße 621, 50933 Köln („HKS“, „wir“, „uns“, „unser“) nimmt ihre Verantwortung für den Datenschutz und die Informationssicherheit sehr ernst. Der sorgsame Umgang mit sämtlichen personenbezogenen Daten ist ein Kern unserer Tätigkeit und die Grundlage für unsere Verfahren und Abläufe. Nicht nur im Hinblick auf die jeweils anwendbaren Datenschutzvorschriften, sondern ebenso aus unserer Verpflichtung gegenüber unseren Mandanten haben wir Verfahren zur Schaffung bestmöglicher Compliance und effektiven Risikomanagements eingerichtet.
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Besuch und Ihrer Nutzung dieser Website sowie der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen informieren.Diese Datenschutzerklärung befreit weder von der Einhaltung der Vorgaben des jeweiligen anwendbaren Rechts, noch ersetzt sie dieses. Im Falle eines Widerspruchs zwischen einer Bestimmung oder Vorschrift eines anzuwendenden Gesetzes und einer Bestimmung dieser Datenschutzerklärung hat erstere Vorrang.
2. Verantwortlicher
Soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die HKS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Aachener Straße 621, 50933 Köln.
3. Besuch unserer Website
In diesem Abschnitt informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website un deren Nutzung.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Wenn Sie unsere Website besuchen, wird Ihr Browser mit unserem Webserver in Kontakt treten, um die Seite zu finden, die Sie besuchen möchten. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten wie etwa Ihre IP-Adresse durch Ihren Browser (d. h. HTTP/S-Anfragen) an uns übermittelt. Die Verbindungsdaten werden durch unseren Webserver verarbeitet, um den Zugriff auf unsere Website und ihre Anzeige zu ermöglichen.
Unser Webserver speichert automatisch ein Protokoll der von Ihnen besuchten Seiten (sogenannte „Protokolldateien“ oder „Sitzungsprotokolle“). Wir verwenden diese Protokolldateien, um die Sicherheit unserer Website zu gewährleisten, insbesondere um unbefugte Eingriffe in unsere Website zu verhindern und damit wir unsere gesetzlichen Rechte und Pflichten in Bezug auf diese unbefugten Eingriffe wahrnehmen können.
Außerdem analysieren wir Sitzungsprotokolle, um unsere Website zu optimieren. Die Auswertung als solche erfolgt dabei in anonymer Form, sodass die Ergebnisse keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen.
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten beim Surfen auf unserer Website hängt regelmäßig von dem Zweck Ihres Besuchs ab. Soweit Sie sich auf unserer Website über unsere Angebote informieren und ggf. mit uns für eine Beauftragung in Kontakt treten wollen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Anbahnung eines Vertrages). Bei allgemeinen Informationszwecken im Übrigen ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, eine Website für allgemeine Informations- und Kommunikationszwecke sowie zur Darstellung unserer Kanzlei zu betreiben und Ihr berechtigtes Interesse, diese anzusehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Die Verarbeitung der Logfiles erfolgt auf Grund unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Anlagen und Systeme vor Angriffen zu schützen und ggf. gegen Angreifer rechtlich vorzugehen sowie unsere Websites zu wirtschaftlichen Zwecken weiter zu entwickeln.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Unsere IT-Abteilung hat Zugriff auf Protokolldateien und wird sie an unsere internen und externen Empfänger weiterleiten, einschließlich der zuständigen Behörden, wenn dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlichen Rechte hinsichtlich unbefugter Eingriffe in unsere Website nötig ist. Unsere Website wird über Server der Firma STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin betrieben, die in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) als Dienstleister für Hosting Services tätig wird.
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website Ihre personenbezogenen Daten nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Protokolldateien werden für 14 Tage gespeichert. Alle weiteren Daten werden unmittelbar nach Durchführung des HTTP/S-Aufrufs gelöscht.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?
Ohne die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten können Sie unsere Website weder anzeigen noch besuchen.
Wer ist Verantwortlicher für den Kartendienst Google Maps?
Wir setzen auf unserer Website den Kartendienst „Google Maps“ ein. Wir haben den Standort der Kanzlei in Köln bei Google Maps markiert und diese Karte auf unserer Website unter “Kontakt” eingebettet.
Datenschutzrechtlich verantwortlich ist das Unternehmen Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Wir haben keinen Zugriff auf die von Google im Rahmen des Kartendienstes erhobenen Daten. Jede Datenverarbeitung wird allein durch Google bestimmt. Im Sinne bestmöglicher Transparenz möchten wir Ihnen trotzdem einige Informationen zu Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem Kartendienst Google Maps geben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Google (abrufbar unter policies.google.com/privacy).
Zu welchen Zwecken wird der Kartendienst Google Maps eingesetzt?
Wir haben den Standort der Kanzlei in Köln bei Google Maps markiert und diese Karte auf unserer Website unter “Kontakt” eingebettet, um Besuchern ein schnelles Auffinden des Standorts zu ermöglichen und unsere Website attraktiv zu gestalten.
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Kartendienst Google Maps dient aus Sicht von HKS berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, zur Förderung unserer Geschäftszwecke unsere Website zu optimieren und Besuchern ein schnelles Auffinden des Standorts der Kanzlei in Köln zu ermöglichen. Weitere Informationen zur Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Google als Verantwortlichem (abrufbar unter policies.google.com/privacy).
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Wir haben im Zusammenhang mit dem Kartendienst Google Maps keinen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und teilen keine Informationen mit Dritten. Weitere Informationen zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch Google als Verantwortlichem erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Google (abrufbar unter policies.google.com/privacy).
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln im Zusammenhang mit dem Kartendienst Google Maps Ihre personenbezogenen Daten nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Sofern der Kartendienst Google Maps sich mit Servern von Google als Verantwortlichem verbindet und hierzu personenbezogene Daten von Ihnen übermittelt werden, erhalten Sie hierzu weitere Informationen in der Datenschutzerklärung von Google (abrufbar unter policies.google.com/privacy).
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern im Zusammenhang mit dem Kartendienst Google Maps keine personenbezogenen Daten. Weitere Informationen zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch Google als Verantwortlichem erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Google (abrufbar unter policies.google.com/privacy).
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch die Nutzung unserer Website hks-wp.de sowie des auf der Website eingebetteten Kartendienstes Google Maps nicht möglich.
In diesem Abschnitt unserer Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unseren Social-Media-Präsenzen informieren. Ebenfalls informieren wir darüber, wie wir die Einhaltung der DSGVO (und anderen Datenschutzvorschriften mit gleicher Wirkung) gewährleisten.
Wer ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung?
Wir pflegen Social-Media-Präsenzen bei unterschiedlichen Plattformen (z.B. LinkedIn).
In diesem Zusammenhang ist in erster Linie der jeweilige Plattformbetreiber datenschutzrechtlich verantwortlich. Informationen über die Datenverarbeitungen finden Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen der Social-Media-Anbieter:
LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy
Für folgende Verarbeitungen ist HKS gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform datenschutzrechtlich verantwortlich:
- Auswertung von Statistiken über das Nutzungsverhalten der Besucher. Diese Daten sind für uns regelmäßig nur anonymisiert verfügbar.
- Interaktion mit unserem Social-Media-Team bzw. Reaktion auf unsere Beiträge (z.B. durch Kommentare, Likes etc.).
Zu welchen Zwecken werden Daten verarbeitet?
Besuch unserer Social-Media-Präsenzen, Nutzerstatistiken
Bei einem Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden – unabhängig davon, ob Sie eingeloggt sind – von dem jeweiligen Social-Media-Anbieter personenbezogene Daten der Nutzer erhoben (Nutzungsdaten), die teils in Form von Nutzerstatistiken mit uns geteilt werden. Wir haben jedoch keinen vollumfänglichen Zugriff auf erfasste Daten oder Ihre Profildaten.
Folgende Informationen können uns beispielsweise anonym bereitgestellt werden:
- Follower/Fans etc.: Entwicklung der Anzahl an Personen, die HKS folgen.
- Reichweite: z.B. Anzahl an Personen, die einen spezifischen Beitrag sehen.
- Anzeigenperformance (soweit relevant): Wie viele Personen haben eine Anzeige gesehen?
- Demographie: Durchschnittliches Alter der Besucher, Geschlecht, Wohnort, Sprache.
Aus den Nutzungsdaten können wir allerdings keine Rückschlüsse auf individuelle Nutzer ziehen. Statistiken werden lediglich dazu genutzt, um das Online-Angebot auf unseren Social-Media-Präsenzen zu verbessern und auf die Nutzerinteressen besser einzugehen.
Interaktion
Wenn Sie mit uns über die Social-Media-Präsenzen interagieren, z.B. indem Sie uns eine Bewerbung oder sonstige Nachricht schicken oder Beiträge kommentieren, werden die entsprechenden Inhalte der Interaktion durch HKS verarbeitet. Außerdem kann HKS ggf. die öffentlichen Informationen Ihres Profils sehen, das Sie selbst verwalten können.
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Rechtsgrundlage der oben genannten Verarbeitungen durch HKS ist im Zusammenhang mit Bewerbungen in der Regel § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Erforderlichkeit zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).
Im Übrigen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Geschäftskorrespondenz zu führen oder z.B. Anfragen zu uns als Arbeitgeber zu beantworten) Rechtsgrundlage der Verarbeitungen.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Ihre Daten werden von uns intern lediglich durch die jeweils zuständigen Personen verwendet bzw. weitergeleitet. Wer in die Verarbeitung der Daten bei dem jeweiligen Social-Media-Anbieter einbezogen ist, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des jeweiligen Social-Media-Netzwerks.
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln im Zusammenhang mit unseren Social-Media-Präsenzen Ihre personenbezogenen Daten nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation.
Es besteht die Möglichkeit, dass sich ein Betreiber von Social-Media-Plattformen im Rahmen seiner Dienste mit Servern in Drittländern (z.B. USA) verbindet und personenbezogene Daten von Ihnen dorthin übermittelt. Sie erhalten hierzu Informationen in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Social-Media-Anbieters.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern im Zusammenhang mit unseren Social Media-Präsenzen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten auf den von uns genutzten Servern, außer in den u.g. Fällen, in denen wir Ihre Angaben intern weiterbearbeiten (direkte Kommunikation, z.B. Bewerbungen). In diesen Fällen finden bei Bewerbungen die hierzu unter Ziff.7 gemachten Ausführungen Anwendung, bei der sonstigen Kommunikation die Ausführungen unter Ziff.8.
Regelmäßig haben wir zudem Zugriff auf die von der jeweiligen Social-Media-Plattform gespeicherten Daten. Weitere Informationen zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Betreiber der Social-Media-Plattform selbst erhalten Sie in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Social-Media-Anbieters.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?
Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch die Nutzung unserer Social-Media-Präsenzen nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Wir nutzen Google Analytics. Der Verwendung kann über die Privacy Bar widersprochen werden.
4. Beratung unserer Mandanten
In diesem Abschnitt informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website un deren Nutzung.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Bezug auf eine rechtliche Angelegenheit („Mandatsdaten“) für bestimmte konkrete Zwecke, darunter:
- für die Beratung unserer Mandanten und die Bearbeitung des Mandats
- für die Einhaltung unserer Verpflichtungen aufgrund anzuwendender Rechtsvorschriften und regulatorischer Anforderungen in den Rechtsgebieten, in denen wir tätig sind
- für betriebliche Zwecke (z. B. das Führen interner Protokolle, Buchführung, Rechnungserteilung und Einhaltung von Steuervorschriften)
für die Erfüllung bestimmter gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. ggfs. Offenlegungspflichten und Einhaltung gerichtlicher Anordnungen).
Wessen personenbezogene Daten verarbeiten wir bei der Bearbeitung eines Mandats?
Je nach den Umständen des Sachverhalts können personenbezogene Daten verschiedener Betroffener verarbeitet werden, darunter:
- Mandanten und ihre jeweiligen Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
- Gegenparteien bzw. Vertragspartner unserer Mandanten und deren jeweilige Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
- Andere Berater, Consultants und Freiberufler, die sich mit dem Mandat befassen, sowie ihre jeweiligen Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
- Unsere Partner und Mitarbeiter
- Dritte wie etwa Gerichtspersonal, Zeugen und andere natürliche Personen, die mit dem Mandat befasst sind.
Welche Arten von personenbezogenen Daten werden als „Mandatsdaten“ verarbeitet?
Je nach der Art des Mandats und der Informationen, die uns im Laufe des Mandats zur Verfügung gestellt werden oder die wir beziehen, können die „Mandatsdaten“ verschiedene Arten von personenbezogenen Daten enthalten. Zu den Arten von personenbezogenen Daten, die wir normalerweise in Bezug auf ein Mandat verarbeiten, zählen die Kontaktdaten der Mandanten und die Kommunikationsdaten.Je nach Mandat verarbeiten wir auch „besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) und personenbezogene Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängenden Sicherungsmaßregeln im Sinne von Art. 10 DSGVO. Natürlich begrenzen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten und insbesondere sensibler personenbezogener Daten auf das notwendige Mindestmaß.
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir die personenbezogenen Daten?
- Die Grundlage für die Verarbeitung von Mandatsdaten durch uns sind in der Regel unsere berechtigten Interessen, unsere (Beratungs-) Leistungen für unsere Mandanten zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Diese Verarbeitung ist auch erforderlich zur Wahrung des berechtigten Interesses unserer Mandanten am Erhalt von Beratungsleistungen sowie ggf. der Vertretung durch uns.
- Wir haben auch ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Mandatsdaten, um bestimmte Pflichten im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Sozietät zu erfüllen, beispielsweise die Pflege unserer Mandantenbeziehungen und die Aufzeichnung sowie Rechnungserteilung und für Steuerzwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO).
- Wir verarbeiten Mandatsdaten auch, um unsere rechtlichen Pflichten gemäß den jeweils anzuwendenden Gesetzen zu erfüllen.
Wir verarbeiten, sofern notwendig, besondere Kategorien personenbezogener Daten:
- für die Geltendmachung, Wahrnehmung oder Abwehr von Rechtsansprüchen,
- auf der Grundlage Ihrer Einwilligung,
- im Rahmen von arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Zwecken,
- im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die durch die betroffene Person veröffentlicht wurden
und/oder aus Gründen des öffentlichen Interesses im Zusammenhang mit einer gesetzlichen Bestimmung.
Welche Quellen personenbezogener Daten verwenden wir?
Im Zusammenhang mit einem Mandat stellen uns unsere Mandanten normalerweise personenbezogene Daten zur Verfügung, die wir benötigen, um das Mandat in unserer Eigenschaft als Rechtsberater zu bearbeiten.Wir können jedoch bestimmte personenbezogene Daten aus anderen Quellen erhalten, wie etwa aus öffentlichen Verzeichnissen und Datenbanken, gerichtlichen und öffentlichen Protokollen und unserer Kommunikation mit Dritten und anderen mit der Sache befassten Beratern.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Im Verlauf unserer Bearbeitung eines Mandats teilen wir nötigenfalls und vorbehaltlich der angemessenen Bedingungen zur Geheimhaltung und zum Datenschutz bestimmte personenbezogene Daten:
- sofern notwendig, im Einzelfall mit anderen freiberuflichen Beratern einschließlich derer, die mit uns an einem Mandat arbeiten
- mit anderen Parteien, die Waren liefern oder Dienstleistungen für uns erbringen zu dem Zweck, unsere Arbeit an einem Mandat (z. B. Anbieter von juristischer Technologie) oder im Zusammenhang mit der Verwaltung der Tätigkeiten von HKS im Rahmen des normalen Sozietätbetriebs zu unterstützen, und/oder
- mit unseren freiberuflichen Beratern und Versicherern, wenn deren Leistungserbringung für uns notwendig ist.
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Ggf. teilen wir Daten zur Geschäftsentwicklung innerhalb unseres HKS/seitz.global-Netzwerkes und mit bestimmten Dritten, die uns bei der Verwaltung unserer Tätigkeiten im regulären Sozietätsbetrieb unterstützen. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten werden durch Standard-Vertragsklauseln gewährleistet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht. Darüber hinaus haben wir bei HKS verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet, die alle unsere internen Datenverarbeitungen regeln.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt, und wir werden diese Rechtsgrundlagen regelmäßig überprüfen. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?
Stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung, können wir das Vertragsverhältnis nicht durchführen bzw. die oben genannten Kommunikationszwecke nicht erfüllen.
5. Werbung für unsere Dienstleistungen
In diesem Abschnitt unserer Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Werbung für unsere Dienstleistungen informieren. Ebenfalls informieren wir darüber, wie wir die Einhaltung der DSGVO (und anderer Datenschutzvorschriften mit gleicher Wirkung) gewährleisten.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Bei der Durchführung unseres Sozietätsbetriebs fördern wir unsere Geschäftsentwicklung mit bestehenden und potenziellen Mandanten und anderen relevanten Dritten auf verschiedene Art und Weise. Zu diesen Zwecken verarbeiten wir bestimmte „Geschäftsentwicklungsdaten“, wie etwa:
- Kontaktangaben (z. B. Name, Dienstanschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Position)
- Daten über (Marketing-)Präferenzen und Interessengebiete und/oder
- Daten über eine frühere Beteiligung an Marketinginitiativen.
Diese Daten werden entweder direkt durch die entsprechende betroffene Person oder durch andere Geschäftskontakte und Quellen zur Verfügung gestellt (z. B. Geschäftsinformationsdienste, öffentliche Register).
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse, Geschäftsentwicklungsinteressen zu verfolgen oder ggfs. vorvertragliche Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Im Einzelfall teilen wir bestimmte Daten zur Geschäftsentwicklung mit unseren Geschäftspartnern (z. B. kooperierende Sozietäten aus unserem HKS/seitz.global-Netzwerk) und bestimmten anderen Parteien, die uns bei unseren Tätigkeiten zur Geschäftsentwicklung im Rahmen des normalen Sozietätsbetriebs unterstützen (z. B. Marketing-Dienstleister).
Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Ggf. teilen wir Daten zur Geschäftsentwicklung innerhalb unseres HKS/seitz.global-Netzwerkes und mit bestimmten Dritten, die uns bei der Verwaltung unserer Tätigkeiten im regulären Sozietätsbetrieb unterstützen. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten werden durch Standard-Vertragsklauseln gewährleistet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht. Darüber hinaus haben wir bei HKS verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet, die alle unseren internen Datenverarbeitungen regeln.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?Wenn wir Daten zur Geschäftsentwicklung direkt von Ihnen erheben, haben Sie die volle Entscheidungshoheit darüber, wie und was Sie uns offenlegen. Es hat keine negativen Folgen für Sie, wenn Sie uns keine Daten zur Geschäftsentwicklung zur Verfügung stellen.
6. Bewerbungen
In diesem Abschnitt unserer Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens informieren. Ebenfalls informieren wir darüber, wie wir die Einhaltung der DSGVO (und anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften mit gleicher Wirkung) gewährleisten.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Bewerbung per E-Mail
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, sich per E-Mail auf eine offene Stelle in unserer Kanzlei zu bewerben. Personenbezogene Daten wie z.B. Name, Kontaktdaten, Ausbildungsdaten und Informationen zur Berufserfahrung („Bewerberdaten“), die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen, werden vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zweck der Bewerbungsabwicklung und ggf. zur Durchführung des sich anschließenden Beschäftigungsverhältnisses elektronisch gespeichert und genutzt. Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten benötigen wir für den möglichen Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses bzw. die Entscheidung über Ihre Einstellung. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, um Ihre Geeignetheit für die entsprechende Stelle zu prüfen, zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung sowie zur Kontaktaufnahme.
Bewerbung über eine Social-Media-Präsenz
Im Falle einer Bewerbung über Social-Media-Präsenzen gelten die unter Ziff. 3.3 getätigten Ausführungen, insbesondere zur gemeinsamen Verantwortlichkeit.
Welche Quellen von Daten nutzen wir?
Generell erhalten wir alle Bewerberdaten direkt von Ihnen. Wenn wir Überprüfungen vor der Einstellung vornehmen, erhalten wir außerdem Daten von Dritten (z. B. frühere Arbeitgeber oder anderen Referenzen).
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Generell basiert die Verarbeitung darauf, dass wir auf Ihre Anfrage als betroffene Person vorvertragliche Maßnahmen durchführen bzw. einen mit Ihnen abgeschlossenen Vertrag erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Ferner erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einschlägiger nationaler Vorschriften zum Datenschutz im Beschäftigungskontext (insbesondere § 26 BDSG).
Einige Bewerberdaten werden verarbeitet, um die Einhaltung bestimmter Pflichten aus Gesetzen oder Verordnungen sicherzustellen.
Wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten müssen, werden wir Sie nötigenfalls um Ihre Einwilligung bitten.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Wir geben Ihre Daten nur innerhalb unserer Kanzlei an die für Ihre Bewerbung zuständige Stelle weiter. Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an weitere Empfänger, wenn hierfür eine gesetzliche Mitteilungspflicht besteht, etwa gegenüber Behörden.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder eine andere Rechtsgrundlage dafür gibt. Das Bestehen einer rechtlichen Grundlage zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keine Rechtsgrundlage mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.
Ihre Bewerberdaten werden für die Dauer der Prüfung Ihrer Bewerbung gespeichert. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist oder wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, werden Ihre Bewerbungsdaten gelöscht, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage zulässig oder geboten (z. B. um unsere gesetzlichen Rechte wahrzunehmen oder um anwendbares Recht einzuhalten).
Ferner können Ihre personenbezogenen Daten zu Beweiszwecken für die Zeit aufbewahrt werden, innerhalb derer die Möglichkeit besteht, dass Ansprüche gegen HKS geltend gemacht werden (z.B. auf Grundlage nationaler Antidiskriminierungsvorschriften). Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, können alle Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bereitgestellt wurden, für (oder in Bezug auf) Ihre zukünftige Anstellung bei uns weiterverarbeitet werden. Für weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung werden Sie auf die interne Datenschutzerklärung zugreifen können, die unserem Personal im Intranet zur Verfügung steht.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre Daten bereitzustellen oder ist dies für einen Vertragsabschluss erforderlich und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?
Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Allerdings können unvollständige oder unzutreffend ausgefüllte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann die Bewerbung leider nicht eingereicht werden und wird daher gelöscht.
7. Kontakt und Kommunikation
In diesem Abschnitt unserer Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen Ihnen und uns informieren. Ebenfalls informieren wir darüber, wie wir die Einhaltung der DSGVO (und anderer Datenschutzvorschriften mit gleicher Wirkung) gewährleisten.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular zu kontaktieren. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Ihren Namen, Ihre Anschrift, Telefonnummer) verarbeiten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, und diese für potenziell weitere Anfragen speichern. Der Inhalt der Kommunikation wird ebenfalls durch uns gespeichert, um auf Ihre Anfrage reagieren zu können.
Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Kommunikation über das Kontaktformular oder per E-Mail erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit der Austausch mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen in Verbindung steht. Im Übrigen hängt die Rechtsgrundlage vom konkreten Zweck des Austausches ab. Meist wird Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Geschäftskorrespondenz zu führen oder mit Kunden zu kommunizieren oder z.B. Anfragen zum Datenschutz zu beantworten) einschlägig sein.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben bzw. wer ist in die Verarbeitung Ihrer Daten eingebunden?
Wir geben Ihre Kommunikationsdaten intern nur an die jeweils für Ihr Anliegen zuständige Stelle bei HKS weiter.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir Ihre personenbezogenen Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.
Besteht für Sie eine Verpflichtung, Ihre Daten bereitzustellen und was passiert, wenn Sie sich dagegen entscheiden?
Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Allerdings benötigen wir die entsprechenden Daten, um Sie zu kontaktieren und auf Ihre Anfrage zu antworten.
8. Ihre Rechte
Wenn Sie eine natürliche Person sind und Ihre personenbezogenen Daten durch HKS verarbeitet werden, haben Sie bestimmte Rechte. Diese Rechte sind unten zusammen mit einer kurzen, nicht erschöpfenden Erläuterung aufgelistet.
Wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung haben oder eines Ihrer Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an uns mithilfe der unten angegebenen Kontaktdaten. Um Ihre Rechte und Ihre Privatsphäre zu schützen und Meldungen zu überprüfen, die wir in Bezug auf diese Datenschutzerklärung erhalten, können wir eine Bestätigung oder einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.
Das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen.
Sie sind berechtigt, in bestimmten Fällen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, ob und wenn ja, in welchem Umfang wir Ihre Daten verarbeiten.
Zugangsrecht
Vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder nicht. Ist dies der Fall haben Sie ein Recht auf Zugang zu Ihren Daten.
Recht auf Berichtigung
Wenn die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unvollständig oder unzutreffend sind, haben Sie jederzeit das Recht, die Vervollständigung oder Berichtigung der Daten zu verlangen.
Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen haben Sie das Recht, die Löschung aller oder einiger Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen, wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung einzustellen ist. Allerdings kann es durchaus Gründe geben, warum eine sofortige Löschung nicht möglich ist (z. B. wenn die Aufbewahrung durch gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Pflichten vorgeschrieben ist).
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie sind berechtigt, in bestimmten Fällen von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen:
- Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, können Sie verlangen, dass ihre Verarbeitung eingeschränkt wird, solange wir ihre Richtigkeit überprüfen.
- Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für unrechtmäßig gehalten wird, Sie jedoch eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen.
- Wenn wir die Daten nicht länger für die Zwecke ihrer Verarbeitung benötigen, Sie sie jedoch für Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
- Wenn Sie Widerspruch gegen unsere Verarbeitung Ihrer Daten auf der Basis unserer berechtigten Interessen einlegen.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit
Wenn die Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags stattfindet und automatisiert durchgeführt wird, haben Sie das Recht, zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen.
Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen und Profiling
Sie haben das Recht, Entscheidungen zu widersprechen, die ausschließlich auf der automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basieren.
Das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen
Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der auf Ihrer Einwilligung bis zu Ihrem Widerruf basierenden Verarbeitung.
Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte über den folgenden Kontakt an uns:
- Postalisch: HKS GmbH, Aachener Straße 621, 50933 Köln
- Telefonisch: +49 (0)221 56960-447
- Per E-Mail: h.hofer(at)seitzpartner.de